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Espacio de trabajo ordenado, más importante de lo que piensas

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Todos sabemos que disponer de un espacio de trabajo en el que uno se sienta a gusto y cómodo es muy importante y que de ello depende que seamos más o menos productivos. 

Son muchas las personas que nos señalan la importancia de mantener el orden en nuestra oficina, ya que conseguiremos ser más productivos. ¿Pero es eso cierto? 

 

Beneficios de tener un espacio de trabajo ordenado: 

  • Eliminar las distracciones. Trabajar en un espacio limpio y ordenado te ayudará a estar más centrado. Sin mil cosas de por medio, como tazas, documentos, mil y uno bolígrafos…que lo único que hacer es entorpecer y distraer, ya que tener que buscarles un sitio dónde guardarlos es una pérdida de tiempo y una distracción innecesaria. Ahora bien, te recomendamos ir más lejos que tu escritorio, ordena también la bandeja de entrada de tu correo, el escritorio de tu ordenador, actualiza tu agenda y tú teléfono. 
  • Mejora tu salud mental. Conseguirás reducir el estrés si mantienes tu escritorio limpio y ordenado, ya no perderás los estribos porque no encuentres tu móvil o tu agenda. (¿Cuántas veces nos habrá pasado? A mí, miles!…) También podrás dedicarle ese tiempo que desperdiciabas buscando las cosas “desaparecidas” en trabajar sin ninguna distracción. 
  • Mejora la toma de decisiones y priorización de tareas. Cuando trabajas en un espacio desordenado te puede resultar difícil enfocarte en aquello que de verdad es importante y que antes des prioridad a otras tareas y/o actividades. Por ejemplo, imaginemos que uno está trabajando en un proyecto y se encuentra en un bloqueo mental, le será mucho más fácil distraerse y empezar otra actividad en un espacio en el que tiene la taza de café, el almuerzo, papeles por todos sitios…, mientras que si se encuentra en un espacio ordenado libre de distracciones, podrá centrarse al 100% en lo que está haciendo. Tampoco tendrás que perder tiempo buscando en tu escritorio dónde exactamente habías apuntado las tareas pendientes, ya que lo tendrás todo en tu agenda bien anotado. 
  • Imagen profesional. Tener un espacio bien ordenado y decorado con aquello que a ti te motive, como por ejemplo un cactus, una foto de tu pareja… mejorará tu imagen, convirtiéndote en un profesional que emana más confianza y respeto. 
  • Aumenta la seguridad y la salud. La suciedad, no limpiar cuando se nos derrama un poco de café o agua, dejar al suelo el envoltorio de plástico que se nos ha caído…causa un gran número de accidentes laborales. Para evitar que ningún miembro de la oficina o nosotros mismos nos hagamos daño, se debe mantener el espacio de trabajo limpio y seco. 

Tras nombrar los beneficios que conseguiriamos trabajando en un espacio de trabajo ordenado y limpio, podemos decir sin duda que nuestra productividad aumentaría. Trabajar en un espacio sin distracciones y sin estrés nos ayudará a centrarnos en nuestras tareas. 

 

Llegados a este punto, os estaréis preguntando ¿Y cómo conseguirlo? 

Bien, hay muchos métodos distintos en Internet que te dan consejos sobre el orden, nosotros nos hemos decantado por el método japonés de las “5S”. 

Pero antes de entrar en materia de lo que es el método de las “5S”, os queremos dar unos consejos que utilizamos nosotros en nuestro día a día. 

  • Limpia tu escritorio de aquellas cosas inútiles, que no usas para nada, como por ejemplo aquél borrador que hiciste hace ya mil años, los tickets del súper, el papel de regalo del libro que te regaló tu compañera y amiga del trabajo para tu cumpleaños…Lo importante es que te deshagas de aquello que no utilizas a diario para conseguir un escritorio minimalista. 
  • Utiliza los archivadores para guardar tus documentos. 
  • Usa esa taza tan bonita como portálapices y guarda todos tus bolígrafos en ella. 
  • Prohibido comer en tu escritorio. Además de dejar tu escritorio sucio, lleno de migas, no socializas con la gente. Sal de tu burbuja y ve a comer con tus compañeros de trabajo. 

 

Tras nuestros consejos, vamos a hablar del famoso método nipón mencionado más arriba. 

El método 5S surgió con el fin de poner orden en los espacios de trabajo, que tras su gran éxito se ha extrapolado al ámbito doméstico. 

A continuación vamos a nombrar y explicar sus principios: 

  • Seiri (clasificación). Es hora de poner orden a nuestro espacio de trabajo y evitar los obstáculos al máximo, con el fin de que nos entorpezca nada a la hora de realizar nuestra actividad laboral. Este principio establece que hay que retirar todos aquellos objetos que no utilizamos o que no son útiles para  evitar las distracciones. 
  • Seiton (orden). En este segundo paso debemos ordenar, colocar y clasificar las herramientas de trabajo según el uso que le damos y la importancia de las mismas. Por ejemplo, un psicólogo precisa tener a mano los expedientes de sus pacientes, por tanto deberá ordenarlos y clasificarlos de forma que los pueda identificar con rapidez. 
  • Seiso (limpieza). Este es un punto muy importante y nos indica que hay que dedicar todos los días unos minutos a limpiar nuestro espacio de trabajo. 
  • Seiketsu (estandarización). Consiste en cambiar nuestros hábitos y establecer unos nuevos que nos resulten más eficaces y de esta forma aumentar nuestra productividad. 
  • Shitsuke (autodisciplina). Es importante que no volvamos a caer en los malos hábitos y por eso debemos analizar nuestros resultados y encontrar los puntos a mejorar. 

 

En conclusión, si quieres trabajar en un ambiente de trabajo relajado, sin distracciones y aumentar tu productividad, introduce el método nipón de las 5S en tu rutina diaria. 

Nuestros miembros de la comunidad han comprobado los beneficios de trabajar en un espacio de trabajo ordenado y la gran mayoría de ellos mantienen un orden y limpieza impecables. 

 

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