Claves para organizar un buen evento

Antes de montar cualquier tipo de evento, tienes que pensar que es lo que necesitas para la empresa, es decir, identificar si quieres llegar a nuevos clientes, si necesitas dar a conocer la marca, etc. A partir de allí deberás estudiar a que público te quieres dirigir y entonces crear un evento a medida, del cual también deberás definir unos objetivos medibles.
Las principales claves a tener en cuenta para que la organización del evento sea un exito son:

A quien te vas a dirigir
Primero de todo tienes que identificar a que público te vas a dirigir. Cuando lo tengas segméntalo por sus gustos, inquietudes y/o aficiones comunes. A partir de aquí podrás plantear el tipo de evento en base a tu audiencia.

El problema del cual se tiene una mayor preocupación es la asistencia. Lo que debes de hacer es darles a estas personas buen motivo para que asistan al evento. Plantea algo que les motive o les sirva de algo, que no sientan que vendrán a perder el tiempo, entonces asistirán. Un buen gancho para que asistan también es repartir algún tipo de premio o hacer algún sorteo durante el evento.

Tipo de evento que vas a organizar
Sabiendo a quien te vas a dirigir, ya es mucho más fácil pensar en el tipo de evento, sobre todo debe ser un tema que al público le interese para que asista y así podrás obtener tus frutos.

El evento tiene que ajustarse a los valores de la marca. Es decir, si tu empresa es ecológica no estaría bien que montaras un evento usando globos de plástico. Todos los detalles tienen que ser coherentes con los valores de la empresa.

Objetivos que quieres conseguir
Márcate los objetivos que quieres conseguir con el evento. No lo hagas porque si, debes poder medirlo todo para que una vez finalizado puedas llegar a conclusiones y cambiar cosas para eventos futuros.

Un ejemplo puede ser, si quieres dar una imagen de empresa cercana, no es necesario invitar a 500 personas, es mucho mejor invitar a un grupo pequeño, si pueden ser los mejores clientes mejor, para crear una sensación de cercanía e intimidad. Esto hará que entre ellos hagan boca-boca positiva y reflejen una buena imagen de la compañía hacia los demás. Esto te hará conseguir tus objetivos.

Una vez finalizado el evento, debes de poder calcular los resultados para sabes si has tenido pérdidas o ganancias. Una buena fórmula es el ROI.

ROI= (beneficios – inversión)/inversión

Otra práctica para saber sobre la satisfacción de los consumidores es enviarles un formulario una vez haya acabado el evento, así puedes detectar los puntos a mejorar.

Principales fuentes de ingresos del evento
Ten en cuenta de dónde sacarás ingresos a partir del evento: pueden ser por nuevos clientes, nuevos proveedores, sponsors, ventas, etc. Esto te ayudará a calcular el ROI.

Ubicación y fecha del evento
Si ya dispones de un local para eventos, ¡perfecto! Simplemente deberás organizar el evento en función de la capacidad que tengas (puede que te tengas que replantear los objetivos). Si no tienes local o necesitas un espacio más grande, búscalos alrededor de tu empresa o alrededor de algún punto de la ciudad dónde los asistentes no tengan problemas de acceso.

Tener en cuenta el espacio que elegimos, la hora de convocatoria, la comida, la climatización la duración del evento es muy importante ya que debe estar acorde con nuestro público para que se sientan cómodos y luego retransmitan esta comodidad a terceros.

Planifica el evento con días de antelación, haz un estudio de la asistencia prevista para el día en concreto y si ves problemas con la fecha siempre puedes preguntar su conveniencia y decidir que hacer (siempre acorde con tus objetivos y previsiones).

Como hemos dicho antes, es muy importante que los asistentes no tengan la sensación deestar perdiendo el tiempo. Tenemos que pensar que son personas que tienen muchas cosas a hacer y sobretodo se les tiene que convocar en un horario dónde ya hayan terminado de realizar sus tareas y el ratio de asistencia sea mayor.

Planificación del programa del evento
Programar los eventos al menos un mes vista, para poder atender a cualquier problema durante la preparación.

Detalla bien las actividades que se van a realizar para ti mismo y para que los asistentes no se sientan perdidos.

Para eso, está muy bien hacer una tabla con los horarios y las charlas o presentaciones que habrá, para que todo el mundo sepa en todo momento cual es el planning y la organización.

Detalles
Los detalles siempre marcan la diferencia. Preparar un catering, fijarse en la decoración, pensar en la música de fondo, etc. Cuida la imagen y los detalles ya que estás expuesto a tu público y al final será quien te valorará.

Promoción
La promoción del evento es lo más importante para atraer tráfico a tu acontecimiento. Actualmente aprovecha los medios online, para enviar las invitaciones vía e-mail a tu base de datos de clientes y también usa bastante las redes sociales que harán que la noticia se expanda.

Otra forma de llegar a más gente es pidiendo a los colaboradores que también difundan el evento por sus blogs y plataformas.

Con esto ya tendrías unas pinceladas para no dejarte nada en el tema de la organización y retorno de la inversión.
¡Suerte con tus nuevos proyectos!